洛陽大型活動策劃的會務(wù)工作極為繁雜，因?yàn)檫@些工作往往意味著任務(wù)重、要求高、難度大。那么，怎樣才能做好大型會議會務(wù)工作呢?我們可以考慮從會議方案、會議場地、會議流程以及會議總結(jié)四個方面去開展工作。

　　一、會議方案的制定

　　確定會議方案的*步就是確定會議的主題。會議主題要緊緊圍繞大會總體的工作目標(biāo)任務(wù)。會議方案是會議組織安排的總綱，一套完整齊備的會議策劃方案會讓整個會議的執(zhí)行事半功倍。

　　二、會議場地的布置

　　在會議開始之前，洛陽大型活動策劃者應(yīng)提前對會場、住地進(jìn)行勘察了解，并做相應(yīng)的會場布置。一是會場和會議用品的準(zhǔn)備布置。二是迎送接待儀式的確認(rèn)及排練。三是確保乘車安全和用餐標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)大會日程一項項地對會務(wù)細(xì)節(jié)進(jìn)行實(shí)地演練，按照“提前*”“提前兩個小時”“提前一個小時”的標(biāo)準(zhǔn)做好會議場地布置工作，即每一個會場提前*布置完畢，每一項活動提前*部署到位;會務(wù)工作者提前兩個小時到達(dá)會場，一切準(zhǔn)備工作提前兩個小時就緒;全體會議時組織會議代表和列席人員提前一個小時入場。

　　三、會議流程的執(zhí)行

　　為了確保會議的順利進(jìn)行，也為了讓參與會議的人員知悉整個會議流程，*事先確定會議的流程圖或者流程表。

　　在會議執(zhí)行期間，熱情周到的會議服務(wù)工作是必不可少的。會議服務(wù)分為會場內(nèi)服務(wù)和會場外服務(wù)，涉及會議報到、食宿安排、醫(yī)療服務(wù)、車輛安排、材料分發(fā)、引導(dǎo)入座、會議記錄、錄音攝像等諸多環(huán)節(jié)。只有做好會議服務(wù)工作，才能更好地推進(jìn)會議流程的執(zhí)行。

　　四、會議結(jié)束的總結(jié)

　　一次成功的會議，離不開合理安排的會后工作。

　　一是統(tǒng)籌做好會后服務(wù)。要注重統(tǒng)籌銜接，提前擬定大會閉幕后系列后續(xù)會議和活動的組織實(shí)施方案，做好組織協(xié)調(diào)工作。

　　二是***做好會后總結(jié)。洛陽大型活動策劃需及時總結(jié)會務(wù)工作中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，對已有的會務(wù)工作流程、工作規(guī)則等進(jìn)行修改和完善，使之更加適應(yīng)新時期會務(wù)工作的需要。要注意收集會議代表對會務(wù)工作的意見和建議，認(rèn)真采納其中的合理部分，促進(jìn)辦會能力不斷提高。

　　三是及時整理會議資料。洛陽活動公司要牢固樹立檔案意識，在會前、會中、會后都安排專人收集整理會議方案、會議通知、會議須知、發(fā)言材料、會議記錄、音像資料等會議檔案資料，按類別整理成資料匯編，為今后辦會提供工作參考。

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